Tips Bertelepon Dengan Cerdas

Kenalkan Diri
Kenalkan diri Anda ketika menelepon seseorang. Jika Anda tidak melakukannya, orang yang berada di ujung lain telepon itu dapat dibenarkan untuk tidak rnemberitahukan, jika yang dicari ada di rumah, sibuk, dan lain-lain. Ketika Anda sedang menerima tamu dan ada seseorang yang menelepon Anda, jawablah dengan singkat dan berjanji untuh menepon kembali kemudian. Tidaklah sopan untuk berbicara panjang lebar, sementara seseorang sedang duduk di depan Anda menunggu Anda menyelesaikan pembicaraan di telepon. Juga, tidak sopan untuk menggunakan telepon orang lain tanpa izin, atau untuk mengadakan transaksi bisnis atau melakukan telepon jarak jauh. Jika ada sesuatu yang mendesak, yang mengharuskan Anda menggunakan telepon orang lain, mintalah izin kepadanya dan tawarkan untuk membayar biaya telepon itu.

Berisikap Sopan
Adalah sopan untuk menjawab telepon cukup dengan “halo”. Ingatlah bahwa sekarang ini, semakin sedikit informasi yang Anda berikan kepada orang yang tidak Anda kenal, semakin baik jika dipandang dari sudut keamanan. Ada banyak perusahaan yang membicarakan bisnis melalui telepon. Tidaklah sopan untuk menutup telepon seperti itu setelah mengatakan “tidak, terima kasih”.

Jangan Ada Telepon Setelah Jam Sembilan Malam
Tidaklah sopan untuk menelepon ke rumah setelah jam sembilan malam, kecuali Anda memiliki izin untuk melakukannya, dalam keadaan darurat, dengan suatu alasan yang pantas, atau Anda mengenal baik orang itu. Jika Anda ingin menelepon untuk mengundang seseorang ke suatu acara, beritahukan mereka dengan segera, dan jangan bertanya terlebih dulu apakah mereka ada waktu untuk malam tertentu. Ini untuk menghindari mereka dalam posisi yang membingungkan untuk harus mengatakan tidak setelah mengatakan bahwa mereka ada waktu. Jangan pernah menelepon ke rumah seseorang atau memberikan nomor telepon seseorang tanpa menjelaskan hal ini terlebih dulu dengan mereka. Jika Anda menggunakan nada sela, ingatlah bahwa telepon yang pertama adalah prioritas. Sangatlah tidak sopan untuk menyela suatu percakapan dengan mengangkat telepon yang lain, terutama jika lebih dari satu kali. Jika Anda memiliki fitur nada sela dan merasa harus merespons, lakukan dengan cepat dan sopan, "Saya harus menjawab telepon ini. Maukah Anda menunggu sebentar?" Kemudian, beritahukan kepada penelepon yang lain bahwa Anda sedang bercakap-cakap dan akan menghubunginya kembali. Kembalilah kepada orang pertama dan selesaikan percakapan Anda tanpa harus terburu-buru jika Anda benar-benar sedang menantikan sebuah telepon penting, beritahu orang di ujung lain telepon bahwa ada kemungkinan Anda harus mempersingkat pembicaraan jika telepon itu datang.

Siapkan Selalu Kerta dan Bolpoin
Letakkan selalu kertas dan bolpoin di samping telepon serta mesin penjawab, jika Anda menggunakannya. Ketika mendengar pesan di telepon, bolpoin dan kertas yang selalu tersedia akan memungkinkan Anda menulis semua rincian atau pokok percakapan yang ingin Anda catat, termasuk nama, nomor telepon, dan hal-hal yang penelepon harap Anda merespons, memberikan pendapat, atau bereaksi. Catatan tertulis dari pesan ini merupakan pilihan yang lebih baik. Ini memungkinkan untuk dijawab di kemudian hari. Juga, menghemat waktu karena dapat menjawabnya kapan pun jika menginginkannya. Ketika Anda berbicara kepada seseorang, Anda juga dapat menuliskan catatan sehingga tidak membuang-buang waktu mencoba mengingat apa yang dikatakan penelepon itu dan jawaban apa yang dari Anda. Anda juga dapat mencatat hal-hal penting yang mungkin timbul dari percakapan itu.

Catatlah Keperluan Anda Terlebih Dulu
Sebelum menelepon seseorang, tulislah keperluan Anda pada buku catatan yang Anda letakkan di dekat telepon, kapanpun Anda memikirkan sesuatu yang ingin Anda katakan kepada seseorang, catatlah di dalam buku catatan telepon atau agenda telepon yang disimpan di dekatnya. Anda boleh menamakannya agenda telepon. Sebenarnya adalah gagasan yang bagus untuk menulis pokok-pokok keperluan Anda sebelum menelepon. Adanya agenda atau buku-buku catatan seperti itu juga akan membantu Anda memberikan pokok-pokok itu jika orang yang bersangkutan menelepon. Sebuah agenda atau buku catatan di dekat telepon merupakan suatu petunjuk penting yang bagus ketika Anda benar-benar tidak ingin terlupa dengan apa yang ingin Anda katakan ketika berbicara dengan seseorang.

Manfaatkan Mesin Penjawab
Jika Anda tidak suka diganggu oleh telepon ketika sedang melaksanakan pekerjaan yang penting, manfaatkan mesin penjawab untuk "mengangkat" telepon bagi Anda. Jika penting sekali bagi penelepon, kita dapat memintanya, melalui pesan yang direkam sebelumnya, untuk meninggalkan pesan bagi Anda. Jika penelepon itu tidak meninggalkan pesan, jelaslah bahwa apa yang ingin dikatakannya tidak terlalu penting. Selain itu, jika Anda duduk dekat dengan mesin itu dalam jarak-dengar, Anda dapat mendengar pesan itu direkam. Karena itu, jika suka, Anda dapat berbicara dengan penelepon saat itu juga. Anda cukup mengangkat gagang telepon, lalu mulai berbicara. Jika Anda tidak ingin berbicara dangan orang itu pada saat itu, Anda pun tidak perlu berbicara. Anda bahkan dapat memilih untuk meneleponnya kembali kemudian atau tidak atau meneleponnya kembali saat Anda merasa nyaman.

Tinggalkan Pesan untuk Diri Sendiri
Ketika ada sesuatu di rumah yang memerlukan perhatian, sedangkan saya berada di luar rumah, saya akan menelepon ke rumah. Mesin penjawab akan menjawab dan saya meninggalkan pesan untuk diri sendiri. Ketika tiba di rumah, tanda kelap-kelip mengingatkan saya akan pesan itu. Ketika men-download-nya, saya membuat catatan mengenai hal itu dan dengan demikian saya mengingat apa yang ingin saya lakukan saat tiba kembali di rumah. Pemanfaatan teknologi adalah salah satu cara untuk menyesuaikan diri dengan perkembangan di dunia dan meningkatkan efisiensi Anda juga untuk mengatur penggunaan waktu Anda dengan cara yang paling optimal.