Tips Mengatur Diri Lebih Baik

Berikut ini adalah beberapa gagasan sederhana yang dapat membantu Anda mengatur diri lebih baik:

• Tentukan tujuan Anda
Sebelum memulai apapun, tentukan tujuannya. Jika Anda tidak tahu ke mana akan pergi, bagaimana Anda dapat sampai ke sana? Tentukan sasaran sederhana dan berikan diri Anda ganjaran jika berhasil.


• Bersihkan meja Anda
Meja yang bersih akan menyingkirkan segala gangguan yang tidak perlu dan membantu pikiran Anda tetap terfokus pada tugas yang memerlukan perhatian segera. Simpanlah barang-barang yang berhubungan dengan proyek Anda saat ini di atas meja.


• Jangan mengandalkan ingatan
Anda berrisiko membuat tugas menjadi gagal karena lupa. Cara terbaik agar tidak pernah melupakan janji, tenggat waktu, atau rincian mengenai sesuatu adalah dengan menuliskannya di atas kertas.


• Gabungkan kegiatan-kegiatan yang serupa
Alih-alih memulai dan berhenti pada tingkatan kegiatan yang berbeda-beda, Anda akan menghemat waktu dengan melakukan telepon keluar sekaligus, menangani seluruh pesan Anda dalam sekali jalan.


• Sortirlah arsip Anda
Sebelum menghabiskan biaya untuk membeli lemari arsip, map, dan sebagainnya, luangkan waktu untuk membuang semua kertas atau materi yang tidak diperlukan lagi.


• Gunakan satu kalender
Kesalahan terbesar yang dilakukan orang ketika menggunakan kalender perencanaan adalah menggunakan lebih dari satu kalender. 'I'ulislah hal-hal pribadi, profesional, dan keluarga dalam satu kalender. Cara ini akan membantu Anda mcnghindari jadwal yang bertabrakan. Ingatlah, "orang yang memakai dua arloji, tidak pernah mengetahui waktu yang benar”.


• Kurangi waktu bertelepon
Rencanakan waktu untuk menelepon (entah ke dokter, tukang pipa, klien, dan sebagainya) kapan pun jika memungkinkan. Sediakan semua materi yang diperlukan di hadapan Anda Tulislah terlebih dulu pokok-pokok pertanyaannya.


• Siapkan arsip untuk setiap proyek
Jangan membuang-buang waktu untuk mencari kertas ketika Anda membutuhkannya. Simpanlah semua kertas kerja yang berkaitan dengan proyek tertentu menjadi satu dalam suatu map besar.


• Tentukan batas waktu
Katakan, "Saya hanya memiliki lima menit untuk berbicara." Buatlah garis besar pembicaraan telepon Anda. Katakan, "Saya ingin membicarakan dua kemungkinan solusi untuk masalah ini: A…”.


• Luangkan waktu untuk diri sendiri
Tentukan setidaknya satu waktu untuk diri sendiri setiap harinya. Waktu yang telah ditentukan itu haruslah tenang dan tidak diganggu sehingga Anda dapat berkonsentrasi pada suatu proyek atau mengejar ketertinggalan bacaan Anda.


• Delegasikan
Sadari bahwa Anda tidak dapat melakukan segalanya. Delegasikan pekerjaan dikantor dan rumah. Untuk menyusun sistem pendelegasian yang efektif, Anda harus melatih, percaya, menindaklanjuti, dan mengevaluasi.


• Jangan menaruh barang terlalu penuh di dalam lemari
Tidak ada yang lebih buruk daripada harus mengarsipkan surat-surat di lemari arsip yang sudah penuh sesak! Sediakan cukup tempat di dalam laci arsip sehingga Anda tidak akan menggunakan seluruh tenaga untuk mencari sehelai kertas di dalam atau di luar lemari arsip.


• Buatlah tenggat waktu palsu
Jika Anda memiliki tenggat waktu sampai akhir bulan, catatlah tenggat waktu empat hari lebih cepat. Anda akan menghindari serbuan menit-terakhir untuk menyelesaikan proyek karena Anda telah memberikan batas akhir palsu.


• Gunakan timer dlan alarm
Alokasikan waktu untuk kegiatan harian Anda, mulai dari melaksanakan proyek sampai mengerjakan tugas rumah tangga. Kemudian, pasang timer atau alarm untuk membuat Anda tetap sesuai dengan jadwal.


• Gunakan ruang dengan efisien
Tambahkan rak untuk buku-buku referensi dan pedoman. Tambahkan laci tarik pada laci meja. Beli lemari arsip dengan sistem penggantungan. Gunakan keranjang susun.


• Gunakan waktu luang sebaik-baiknya
Kejarlah ketertinggalan Anda dalam membaca, sementara menunggu janji pertemuan. Kaset mengenai materi yang bersifat pendidikan dan motivasi merupakan cara terbaik untuk memanfaatkan waktu Anda sambil mengendarai mobil ke tempat kerja.


• Aturlah agar anak-anak berangkat ke sekolah lebih cepat
Taktik ini bukan untuk membuat keputusan baru dilakukan di pagi harinya. Malam sebelumnya, bantulah anak-anak memilih pakaian, putuskan makanan apa yang mereka inginkan, dan tentukan kebutuhan mereka untuk sekolah.


• Tentukan batas waktu
Jika Anda harus bekerja sampai malam atau selama akhir pekan, tentukan batas waktu bagi diri sendiri. Entah Anda bekerja selama dua jam atau empat jam, berhentilah bekerja pada akhir waktu yang telah ditentukan itu dan nikmati sisa malam atau akhir pekan itu.


• Berikan label pada barang-barang
Jangan hanya lemparkan kunci-kunci cadangan Anda ke dalam suatu kotak sepatu, tanpa lebih dulu mengidentifikasi kunci-kunci itu. Berikan label untuk setiap kunci atau tiap paket.


• Hindari "kebakaran jenggot"
Hampir selalu terjadi disebabkan pengorganisasian yang buruk. Hindari pengorganisasian yang buruk dan Anda akan terhindar dari "kebakaran jenggot".


• Tentukan waktu terbaik Anda untuk tugas-tugas¬
Gunakan waktu paling produktit Anda untuk melakukan pekerjaan Anda yang paling produktif. Anda lebih siap pada waktu pagi? Sore hari? Lakukan pekerjaan tersulit dan terpenting selama waktu itu, ketika Anda dalam keadaan terbaik dan saat di mana Anda mungkin dapat menyelesaikannya.


• Gunakan daftar utama dan daftar "hal yang harus ¬dilakukan"
Kendalikan waktu Anda jika digunakan dengan tepat, "sarana" efektif ini dapat memberi Anda gagasan tertentu tentang apa yang Anda perlukan untuk mencapai tujuan.


• Tentukan tenggat waktu
Menentukan tenggat waktu memaksa Anda bekerja untuk mengejarnya. Tentukan suatu tanggal dan waktu yang pasti. Dengan mengatakan, "Jika saya memiliki waktu" atau "kapan-kapan dalam waktu dekat ini" tidaklah cukup.


• Gunakan Organizer kartu ucapan
Pertimbangkan menggunakan organizer kartu ucapan untuk mengingatkan hari ulang tahun, hari jadi, dan peristiwa-peristiwa khusus lainnya. Organizer ini tampak seperti buku catatan, kecuali bahwa setiap halaman memiliki saku untuk tiap bulan guna menyimpan kartu. Anda dapat menuliskan tanggal ulang tahun, peristiwa, dan sebagainya untuk setiap bulan, dan Anda dapat membeli kartu ucapan sebelum waktunya!


• Rencanakan kebun Anda lebih dini
Mulailah merencanakan kebun Anda saat musim dingin. Tentukan apa yang ingin Anda tanam. Bacalah tentang cara perawatan yang sesuai untuk tanaman, bunga, dan sayuran Anda. Buatlah sketsa kebun Anda di alas kertas. Ketika musim panas tiba, Anda sudah siap untuk menanam.


• Simpanlah barang yang serupa dalam satu tempat
Kategorisasi itu sangat penting jika Anda ingin mengorganisasi. Simpanlah semua tagihan barang persediaan di satu tempat. Kumpulkan semua barang-barang kerajinan Anda dalam satu keranjang. Simpanlah foto-foto Anda di satu keranjang plastic. Jika Anda ingin mengerjakan sesuatu, segalanya dengan mudah dapat diraih.


• Kategorikan arsip-arsip Anda
Pertama, tentukan kategori yang luas menurut materi-materi kerja tertentu di kantor Anda. kemudian, arsipkan menurut abjad atau secara kronologis dalam kategori-kategori ini.


• Rencanakan makanan Anda
Rencanakan makanan Anda sebelum menulis daftar belanja Anda. Hal ini akan menghemat waktu karena Anda tahu dengan tepat apa yang Anda butuhkan. Makanan anda haruslah:
- Seimbang dan mengandung nutrisi
- Bervariasi
- Masih dalam anggaran makanan anda
- Sesuai dengan batas waktu dan tenaga Anda


• Keluarkan materi kadaluwarsa
Periksalah seluruh bahan bacaan Anda. Bebaskan diri Anda dari surat kabar kadaluarsa. Singkirkan majalah yang sudah berumur lebih dari tiga bulan. CuKuplah menyimpan beberapa katalo yang benar-benar Anda sukai.


• Bersihkan perpustakaan Anda
Periksalah seluruh rak buku Anda dan buanglah buku-buku yang telah Anda miliki selama bertahun-tahun, tetapi Anda tidak ingin membacanya lagi. Lembaga amal selalu mencari donasi untuk program membaca mereka.


• Daftarkan teman Anda
Apakah rumah Anda perlu dicat? Suatu cara yang hebat untuk menyelesaikan tugas dengan cepat adalah dengan mengadakan suatu pesta cat. Mereka memasok tenaga. Anda memasok pizza, roti lapis, minuman, dan pencuci mulut.


• Simpanlah semua kuitansi di satu tempat
Simpanlah satu amplop dalam saku atau dompet Anda untuk menyimpan kuitansi yang mungkin Anda perlukan untuk catatan pengeluaran atau pajak. Saat kembali kekantor, masukkan kuitansi itu he amplop yang sudah disediakan (perjamuan bisnis, bahan bahar, penyewaan, dan sebagainya), kemudian simpanlah semua amplop di satu arsip yang lebih besar atau kotak.


• Singkirkan peralatan komputer yang sudah tidak terpakai
Buanglah disket, CD, buku panduan komputer, dan sebagainya untuk program yang tidak Anda gunakan lagi.


• Koordinasikan dengan yang lain
Bekerjasamalah dengan orang lain, keluarga atau rekan kerja, untuk menyusun sistem organisasi yang sederhana dan efektif untuk setiap orang yang terlibat.


• Aturlah meja
Jagalah agar persediaan alat tulis cukup, seperti bolpoin, pensil, penjepit kertas, gunting, dan perlengkapan lainnya yang diperlukan dalam suatu deskstop holder di atas meja atau di dalam satu baki di dalam tmja Anda.


• Ciptakan wilayah kerja yang efektif
Ciptakan wilayah kerja yang menyenangkan dan memiliki peralatan lengkap. Entah berupa sudut, celah, atau tempat yang besar, wilayah kerja Anda haruslah kondusif bagi Anda untuk melaksanakan pekerjaan sehari-hari. Wilavah kerja itu harus berisi semua alat dan perlengkapan yang diperlukan dan mudah diraih.


• Pasanglah magnet di kotak obat Anda
Lekatkan sebuah magnet panjang di sepanjang bagian belakan ¬kotak obat Anda untuk menempelkan penjepit, alat pemotong, gunting kecil, dan barang metal kecil lainnya.


• Istirahat dan relakslah
Tidurlah yang nyenyak (tujuh jam atau lebih). Istirahat yang cukup saat malam hari akan membantu Anda waspada, tepat waktu, dan efektif pada hari berikutnya.


• Buatlah perpindahan Anda menjadi mudah¬
Berikan kode berwarna pada kotak-kotak Anda dengan stiker bulat berwarna kuning untuk barang dapur, merah untuk kantor, biru untuk garasi, dan sebagainya. Sebelum pindah ke rumah baru, tempelkan sriker bulat-bulat berwarna yang sama di ruang-ruang yang sesuai.


• Siapkan surat keluar sebelum waktunva
Jika Anda memiliki pekerjaan yang harus mengirimkan brosur vang sama dan materi lainnya pada klien prospektif, siapkan paket-paket Anda sebelum waktunya. Masukkan semua materi yang diperlukan dan simpanlah di suatu tempat sampai Anda memerlukannya. Barang itu pasti sudah siap dalam sekejap mata.


• Buatlah daftar referensi
Daftar referensi adalah alat bantu luar biasa untuk mengingat dan mengakses segala sesuatu dengan mudah. Buatlah daftar referensi untuk hal-hal berikut:
- Tujuan dan impian pribadi
- Tanggal lahir
- Nomor telepon resroran favorit Anda
- Situs yang ingin Anda kunjungi
- Buku yang ingin Anda baca
- Barang yang harus dipak jika Anda mengadakan perjalanan
- Gagasan hadiah untuk teman dan keluarga
- File computer
- Sebuah daftar keinginan untuk diri sendiri


• Buatlah map berisi arah-arah berkendara
Buatlah sebuah arsip untuk arah-arah berkendara ke tempat yang sering Anda pergi.

• Tuliskan arah-arahnya dan simpanlah
Arsip itu dalam suatu map untuk keperluan di kemudian hari.

• Tentukan waktu yang diperlukan
Perkirakan berapa lama waktu yang diperlukan untuk tiba di suatu tempat.


• Kurangi junk-mail
Kunjungi situs Direct Marketing Association dan mintalah mereka mengeluarkan Anda dari milils yang tidak Anda inginkan.

• Gabungkan tugas Anda
Carilah hal-hal yang dapat Anda gabungkan untuk menghemat waktu dan menghasilkan lebih banyak. Berjalan-jalanla, maka Anda akan berolahraga sekaligus, pergilah ke pantai dengan kaset berisi materi motivasi, maka Anda akan relaks sekaligus mendapat inspirasi.


• Akhiri setiap hari dengan suasana yang baik
Simpanlah tugas termudah Anda di akhir hari. Anda akan sanggup menyelesaikannya dan mengakhiri hari dengan suasana yang positif dan bermanfaat Tingkatkan terus diri Anda-buatlah diri Anda terorganisasi dan tetap terorganisasi.